O que é tempo ocioso?
O tempo ocioso é um período de tempo em que um ativo está pronto e disponível, mas não está fazendo nada. É por isso que o tempo ocioso às vezes é chamado de “tempo de espera”. Neste caso, o “ativo” a que nos referimos é um funcionário, mas a ociosidade também pode ser associada a máquinas, equipamentos e/ou softwares. Ao controlar a ociosidade, você consegue compreender a diferença entre os níveis de produtividade existentes e os níveis de produtividade teoricamente máximos. Simplificando, cada minuto que sua empresa lida com funcionários ociosos, é um minuto de perda de produtividade. Com isso em mente, não é exagero dizer que, ao reduzir o tempo ocioso, é possível obter um salto de produtividade que gera resultados financeiros mais positivos. Por outro lado, funcionários ociosos geram diversos efeitos negativos:
Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe. Por mais qualificado que um funcionário seja, se ele estiver ocioso, sua capacidade estará sendo subaproveitada.
Assimetria na divisão de tarefas. Quando existem alguns funcionários ociosos, outros profissionais precisam compensar essa lacuna – gerando uma assimetria na divisão de tarefas e insatisfação entre os funcionários.
Ruídos na comunicação. Geralmente os funcionários ociosos estão mais “desligados” em relação ao que está acontecendo no ambiente de trabalho. Por conta disso, é comum que existam ruídos na comunicação interna.
Atrasos nos serviços. Como você pode imaginar, os funcionários ociosos aumentam o tempo para a conclusão dos serviços. Por isso, podem ocorrer atrasos para a conclusão das manutenções necessárias.
Desmotivação. Situações envolvendo funcionários ociosos também podem desmotivar os colaboradores e gerar problemas – como rotatividade profissional, quadro desunido e instável, entre muitos outros.
4 dicas para reduzir funcionários ociosos
1. Alinhe a comunicação
A falta de comunicação é um velho inimigo do gerenciamento de equipes. E esse problema persiste mesmo com o avanço da tecnologia e a possibilidade de utilizar recursos para que membros de uma mesma equipe se comuniquem.
Esse é um fato muito preocupante, pois o engajamento dos funcionários depende da comunicação. Além disso, o desalinhamento da comunicação também gera desacordo sobre o trabalho que precisa ser feito – e o funcionário acaba não tendo clareza sobre as prioridades e entregas que devem ser feitas.
Para contornar esse problema, é sempre necessário manter um canal de conversa aberto com todos e adotar uma plataforma única na qual funcionários e gestores troquem informações. Portanto: seja claro e não fragmente a comunicação em vários canais diferentes.
2. Seja um líder inspirador
Os funcionários ociosos também podem ser uma consequência de uma má gestão.
Essa má gestão resulta na falta de um objetivo claro por parte dos funcionários, que não sabem exatamente o que fazer e como fazer. Por isso, é importante que o exemplo de funcionário engajado e comprometido comece com você.
Seja o tipo de líder que você gostaria de ter. Inspire melhorias, proatividade e gerencie tarefas de maneira inteligente. Crie condições para que seus funcionários façam um bom trabalho.
3. Gerencie as tarefas com eficiência
Gerenciar tarefas é muito importante para evitar a ociosidade. E isso não cabe apenas a você: seu colaborador também precisa saber como fazer isso. Ao receber uma lista de tarefas semanais, por exemplo, deve organizá-las de forma que as tarefas primárias sejam realizadas primeiro, para que não sirvam de impedimento para a realização de outras. Por exemplo, se o funcionário tem vários serviços para realizar, ele precisa saber qual deles deve ser priorizado. Caso contrário ele pode começar um dos serviços, mas em algum momento terá que parar, pois simplesmente não realizou as tarefas necessárias para dar prosseguimento. Então, quando falamos sobre gerenciamento de tarefas, existem três palavras muito importantes:
Delegar: atribuir uma tarefa a outra pessoa, caso outro funcionário tenha mais tempo ou competência para fazê-la.
Priorizar: faça as tarefas mais importantes primeiro.
Controlar: acompanhe o desempenho e as entregas de tarefas.
4. Explore os benefícios da tecnologia
Quando falamos sobre otimizar o gerenciamento de tarefas para reduzir o tempo ocioso, é fundamental ressaltarmos os benefícios da tecnologia. Atualmente, existem soluções digitais que auxiliam no controle de rotinas e execução de tarefas– gerando mais praticidade aos processos de manutenção. Veja quais são os benefícios de usar a tecnologia no gerenciamento das tarefas:
Aumente a produtividade geral dos funcionários. Por meio da atribuição de tarefas para execução das Ordens de Serviço, gerentes e funcionários conseguem alinhar as atividades para maximizar a produtividade.
Monitore em tempo real. Por ser um sistema automatizado, um software de gerenciamento de tarefas pode monitorar e medir perfeitamente a atividade de trabalho em tempo real, sem depender de informações humanas.
Fique atualizado sobre o andamento das tarefas. Você pode monitorar o progresso de tarefas específicas em tempo real. Com base nisso, é possível determinar quantas horas os funcionários gastam nas tarefas e usar isso como referência para planejar, executar e alocar melhor a carga de trabalho com mais eficiência para manter as equipes produtivas.
Analise e supervisione com eficiência os níveis de atividade dos funcionários. Uma solução para controle de tarefas é uma ótima ferramenta para que gerentes analisem e supervisionem os níveis de atividade dos funcionários, reconheçam os funcionários que estão apresentando um bom desempenho e trabalhem para lidar com aqueles que estão ociosos ou atrasados.
Obtenha relatórios detalhados e completos sobre a atividade. Relatórios detalhados mostram se os funcionários gastam suas horas de trabalho executando tarefas atribuídas e o número exato de horas que os funcionários estiveram ativos ou ociosos. Também ajuda a avaliar se há necessidade de reduzir ou aumentar o tempo gasto em projetos e atividades específicos. Como você lida com o gerenciamento de tarefas na sua empresa? Você já conhecia o potencial da tecnologia para reduzir funcionários ociosos? Deixe o seu comentário.